Met deze 5 tips maak je jouw denktank een succes

Werken aan diversiteit en inclusie. Iedereen wíl het, maar hoe dóe je het? Een eerste stap: met elkaar in gesprek. Elkaar leren kennen, ideeën en ervaringen uitwisselen. Een leuke manier om dat te organiseren is met een denktank. Een denktank is fysieke of digitale bijeenkomst waarop een groep mensen met verschillende rollen, kennis en ervaring wordt samengebracht. Aan de hand van verschillende oefeningen onderzoekt de groep, onder begeleiding van een gespreksleider, samen een thema of maatschappelijk probleem.
Raymond Ramdihal organiseerde voor ZIMIHC Connect een denktank over diversiteit en inclusie. Zijn insteek? Informele kunstmakers in gesprek brengen met medewerkers van formele kunstinstellingen. In zijn praktijk ziet hij dagelijks hoe makers uit de hiphop-scene verdwalen in de regels van fondsen en overheden. En ziet hij hoe beleidsmakers wel graag ruimte wíllen maken voor mensen of kunstvormen die ze nog niet kennen, maar simpelweg niet weten hoe ze in contact komen met deze groepen.
In dit artikel hebben we Raymond’s beste tips voor een succesvolle denktank voor je op een rijtje gezet.
Tip 1. Zorg dat iedereen op gelijke voet kan starten
- Zorg voor duidelijke communicatie vooraf over het doel, de verwachtingen en de context van de ontmoeting.
- Vraag beide partijen om hun visie en kansen te delen en stimuleer gezamenlijke enthousiasme over mogelijke samenwerking.
- Zorg voor vergoedingen voor de aanwezigen die niet bij een organisatie aangesloten zijn.
- Zorg voor een eerlijke taakverdeling om hoge werkdruk te voorkomen.
Tip 2. Bereid ontmoetingen zorgvuldig voor
- Voer voorbereidende gesprekken met alle partijen om helder te krijgen:
- Wat zijn de verwachtingen van beide kanten?
- Wat is het gezamenlijke doel?
- Hoe staat de andere partij in de ontmoeting?
- Zet als het nodig is een tussenpersoon in om het contact te filteren en te beoordelen of de samenwerking kansrijk is.
Tip 3. Overbrug verschillen in werkwijze en cultuur
- Zorg voor open gesprekken over de verschillen tussen gestructureerde (formeel) en flexibele (informeel) werkwijzen. Maak dit bespreekbaar zonder oordeel.
- Doe geen aannames over elkaars werkwijze, houding of communicatie. Wees je bewust van verschillen in taalgebruik, cultuur en benadering.
- Erken dat verschillende kwaliteitsnormen en werkwijzen bestaan en laat ruimte voor beide benaderingen. Neem de tijd om je te verdiepen in elkaars normen. Met andere woorden: dwing informeel georganiseerde groepen niet om te conformeren aan bestaande formele structuren, maar laat ruimte ontstaan voor creativiteit & flexibiliteit!
Tip 4. Zorg voor goede follow-up communicatie
- Houd altijd contact na een ontmoeting of voorstel. Radiostilte kan leiden tot frustratie en gemiste kansen.
- Geef actief feedback, zelfs als een idee of voorstel niet passend is.
Tip 5. Blijf kritisch op je motivatie voor inclusie
- Reflecteer als organisatie op je motivatie: Werk je écht aan inclusie of zet je alleen vinkjes? Echte motivatie leidt tot duurzame verandering.
Kortom:
De sleutel tot een succesvolle denktank tussen formeel en informeel georganiseerde organisaties ligt in:
- Heldere communicatie en goede voorbereiding.
- Erkenning en respect voor elkaars werkwijze en cultuur.
- Een goede follow-up communicatie
- Een kritische houding tegenover je motivatie voor inclusie
Waarom organiseren wij denktanks?
In de culturele sector is het belangrijk om nieuwe oplossingen te bedenken voor maatschappelijke problemen. Bij ZIMIHC Connect hebben we gezien dat creatieve manieren van werken, zoals design sprints en design thinking, hier goed bij kunnen helpen. Deze methodes geven structuur en zorgen ervoor dat mensen goed samenwerken. Zo krijg je nieuwe inzichten en praktische oplossingen. Een denktank organiseren is een eenvoudige manier om de voordelen van creatieve werkvormen te ontdekken!
Meer weten?
Fotograaf: Daan Jeurens